E-Mails jährlich

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in separate Datendatei .pst auslagern Exportieren und Archivieren

Ein Kunde fragt mich, wie man denn am besten die aktuelle E-Mail Datendatei verkleinert, ohne alte E-Mails zu löschen (Übersichtlicher gestalten).

Die Lösung dazu:

Lagern und Exportieren Sie die Daten jahresweise aus 

Ab Outlook 2010 und 2013 gibt es die Funktion 

„Tools zum Aufräumen“.

Wie gehen Sie nun vor. 

  • Verschieben Sie die Daten in einzelne Jahresarchive für die bessere Übersicht:
  • Klicken Sie auf „TOOLS ZUM AUFRÄUMEN“ und wählen Sie den Eintrag „ARCHIVIEREN“. 

Aktivieren Sie die Option "Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren".

Oder selektieren Sie dann den obersten Ordner. 

  • In diesem Beispiel ist es der "Persönliche Ordner". 

Überlegen Sie sich, und legen sie fest bis, zu welchem Datum die Elemente nun ausgelagert werden sollen. Und geben Sie nun das festgelegte Datum ein das Sie Archivieren wollen. 

Beispiel:  01.01.2014 – 31.12.2014, sodass alle E-Mails, die älter sind, als der 01.01.2015 archiviert werden. Und legen sie nun für die neu erstellte Archivdatei, einen eindeutigen Namen fest.

In diesem Beispiel: (Firmenname, von - Bis)  Archiv SRIT01012014-31122014.pst

  • Mit Okay starten Sie das Verschieben (Exportieren) der E-Mail Daten. 

War die Auslagerung (Export) erfolgreich, gehen Sie erneut in das Menü und legen dort das Datum fest 01.01.2014, um die E-Mail Daten von 01.01.2014 bis 31.12.2014 in das neue Archiv SRIT01012014-31122014.pst auszulagern.  

So können sie nun ihre E-Mails Jahresweise auslagern in einem Archive.

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